中小企業が業務システム導入前に整理すべき7つのこと

業務システムの相談前に、詳しい仕様を決めすぎないことが大切です

「システムに詳しくないため、何を依頼すればよいか分からない」という理由で、相談を先延ばしにする必要はありません。発注側が詳しく説明できるのは、技術仕様よりも日々の業務です。

発注側だけで機能や画面を細かく決めてしまうと、現在の業務手順をそのままシステムへ置き換えることになり、本来見直すべき作業や、より適した方法を検討しにくくなる場合があります。相談前は完成した仕様書を作ることよりも、現在の業務、困っていること、実現したい状態を整理することが重要です。

たとえば、「注文を電話で受け、担当者がExcelへ入力し、月末に請求用データを作っている」と説明できれば、情報がどこで重複しているか、どの作業で確認が必要かを開発会社と一緒に整理できます。

一方、「顧客管理システムが欲しい」のように製品名だけを決めると、本来解決したかった課題が曖昧になることがあります。まず現状から確認することが重要です。

1. 現在の業務の流れを整理する

最初に、対象業務の始まりから終わりまでを順番に書き出します。詳しい業務フロー図でなくても、箇条書きで構いません。

• 誰から、どのような依頼や情報を受け取るか
• 誰が、何を確認・入力・承認するか
• Excel、紙、メール、既存システムをどこで使うか
• 最後に、誰へ何を渡すか

例外的な処理を最初からすべて洗い出すより、まず通常の流れを一本整理すると、関係者間で共通認識を持ちやすくなります。

2. 困っていることと、その影響を分けて書く

「作業が大変」という表現だけでは、優先して解決すべき点を判断しにくくなります。困っている事象と、事業や現場への影響を分けて整理します。

• 事象：同じ顧客情報を複数のExcelへ入力している
• 影響：入力時間がかかり、更新漏れも発生する
• 事象：担当者以外は案件の進捗を把握できない
• 影響：問い合わせへの回答が遅れる

発生頻度や、おおよその作業時間も分かれば、導入効果を検討する材料になります。正確な計測が難しい場合は「毎日」「月末に集中する」などの頻度だけでも有効です。

3. 誰が、どこで利用するかを確認する

同じ業務でも、利用者によって必要な画面や権限が異なります。管理者、入力担当者、承認者、閲覧のみの担当者など、役割ごとに整理します。

あわせて、事務所のパソコンだけで使うのか、倉庫や訪問先からスマートフォンでも使うのかを確認します。利用場所や端末は、操作性だけでなく、通信環境やセキュリティの設計にも関係します。

4. 現在使っている資料・データと、引き継ぎたい情報を確認する

新しいシステムを導入するときは、現在使っているExcel、紙の台帳、メール、既存システムなどを確認します。目的は、それらをすべてシステム化することではなく、何を新しいシステムへ引き継ぎ、何を現在の方法のまま残すかを整理することです。

たとえば、次のように書き出します。

• 顧客情報は「顧客台帳.xlsx」で管理し、営業担当者が更新している
• 注文内容はメールで受け取り、担当者が受注一覧へ転記している
• 過去の契約書は紙で保管している
• 在庫数は既存の在庫管理システムで管理している

そのうえで、「顧客台帳の内容は新しいシステムへ移したい」「過去の契約書は紙のまま保管する」「在庫管理システムは引き続き使用する」といった希望を伝えます。

現在の資料やシステムが分かれば、開発会社は、どの情報を移す必要があるか、二重入力が残らないか、個人情報をどのように扱うかを確認できます。資料の内容を事前に整理し直す必要はなく、まず何を使っているかを伝えることが大切です。

5. 「必ず必要」「できれば必要」「将来検討」に分ける

要望をすべて同じ優先度で扱うと、目的に対して機能が多くなり、確認にも時間がかかります。まず必要性の高い範囲を明確にします。

• 必ず必要：これがなければ対象業務を行えない
• できれば必要：あると効率や使いやすさが向上する
• 将来検討：運用を確認してから判断したい

優先順位は確定事項ではありません。開発会社から代替案や業務上の影響を聞き、相談しながら見直します。

6. 導入後の確認・運用体制を決める

社内にIT担当者がいなくても導入は可能ですが、業務に合っているかを確認する担当者は必要です。技術に詳しい方ではなく、対象業務を理解している方が適しています。

試作画面や動作を確認する担当者、最終判断をする方、現場から意見を集める方法を決めておくと、確認待ちによる停滞や、完成直前の大きな認識違いを減らせます。

7. 導入効果を判断する基準を決める

「システムを導入すること」自体を目的にせず、導入後にどの状態になれば成功といえるかを決めます。

• 二重入力をなくす
• 案件の状況を担当者以外も確認できるようにする
• 月末集計にかかる時間を短縮する
• 入力漏れや確認漏れを減らす

数値目標を設定できれば理想的ですが、最初から無理に数値化する必要はありません。「誰が、何を、どの状態にしたいか」が分かれば、導入後の確認基準になります。

相談前の準備チェックリスト

• 通常の業務の流れを順番に説明できる
• 困っていることと業務への影響を分けている
• 利用者の役割、場所、端末を確認している
• 現在使っている資料・データと、新しいシステムへ引き継ぎたい情報を把握している
• 要望を3段階の優先順位に分けている
• 業務確認を担当する方を決めている
• 導入後に実現したい状態を言葉にしている

すべてが決まっていなくても問題ありません。不明点を明らかにすることも、相談の目的の一つです。

中小企業では、費用と人材不足を前提に進め方を考える

中小企業庁の「2025年版 中小企業白書」でも、DXを進める際の問題として、費用負担とDXを推進する人材の不足が多く挙げられています。だからこそ、社内だけで詳細な仕様を完成させようとせず、対象業務と判断基準を整理したうえで、開発会社と具体化していく進め方が現実的です。

参考：中小企業庁「2025年版 中小企業白書 第5節 デジタル化・DX」

まとめ

業務システム導入前の準備では、発注側だけで詳しい仕様を決めるよりも、現在の業務と解決したい課題を整理することが重要です。7項目を確認しておくと、開発会社へ相談した際に目的を共有しやすくなります。

雪瓦合同会社では、お客様の業務を伺い、必要な機能と進め方を一緒に整理します。対応例は導入実績とお客様の声、正式利用までの進め方は契約の流れでご確認いただけます。

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